Velkommen tilbake til Svinnbloggen. Etter at et underslag er avdekket og dokumentert, står man som arbeidsgiver overfor en viktig utfordring: Hvordan få tilbake verdiene som har forsvunnet?

Et vanlig virkemiddel er å inngå en avtale med den ansatte om et omsetningsgjeldsbrev – et dokument som forplikter den ansatte til å betale tilbake et avtalt beløp.

Hva er et omsetningsgjeldsbrev?

Et omsetningsgjeldsbrev er et formelt dokument som skiller seg fra et vanlig gjeldsbrev ved at det kan omsettes videre, for eksempel til et inkassobyrå, dersom den ansatte ikke betaler som avtalt.

Men hvor stor skal summen være?

Utfordringen med å beregne riktig beløp

Det er sjelden at ansatte har full oversikt over hvor mye som er tatt – særlig hvis underslaget har pågått over tid. Det første man forsøker å avdekke er:

• Når det startet
• Hvor ofte det har skjedd
• Hvor store verdier det gjelder per gang

Et vanlig problem er at arbeidsgiver overdriver summen. Den ansatte føler seg kanskje presset til å skrive under der og da, men i etterkant oppleves det som urimelig – og kan skape nye konflikter.

Et regneeksempel:

Antatt snitt per dag: 750 kr
Antatt varighet: 1 år (365 dager)
= 262 500 kr

Men:

• Jobbet vedkommende hver dag?
• Hva med helger, ferie, helligdager, sykefravær?

Et mer realistisk tall – med fratrekk for slike forhold – kan være 165 000 kr.
Og: Underslag starter ofte i det små og øker over tid. Mange bruker snittet fra slutten av perioden, noe som gir et feil bilde.

Vårt råd: Gå ned til 50 prosent

Dersom dokumentasjonen på omfanget er svak, anbefaler vi å justere summen betydelig ned. Gjerne til rundt 50 prosent av det estimerte. Dette viser at du har vært rimelig og forsøkt å unngå overdrivelse.

Eksempelvis: 262 500 kr → 50 % = 131 250 kr
Videre justering → 82 500 kr

Dette signaliserer at arbeidsgiver ikke har ønsket å straffe ekstra, men kun sikre tilbakebetaling av faktiske verdier.

Formelle krav og praktiske råd

• Bruk et juridisk gyldig omsetningsgjeldsbrev
• Få et uavhengig vitne til å signere
• Avtal en realistisk nedbetalingsplan
• Vurder trekk fra feriepenger som en start

Til slutt: Selv om du som leder ikke har skyld i at underslaget skjer, må du ta ansvar dersom det får pågå over lang tid. Det bør være en vekker for kontrollrutiner og oppfølging.