Velkommen tilbake til Svinnbloggen. I denne episoden retter vi fokus mot et grunnleggende, men ofte undervurdert tema: hvor viktig det er å ha tydelige instrukser og rutiner – og at de faktisk brukes.

Tenk deg følgende situasjon: En ansatt blir tatt for å stjele varer, du har overvåkningsbilder, og du får en innrømmelse i samtale på bakrommet. Den ansatte skriver under på en frivillig oppsigelse, og du tenker saken er ute av verden.

Men hjemme hos familien blir historien en annen. Der blir det fortalt at det hele var en misforståelse, og at varene skulle betales senere. Oppsigelsen trekkes – og du som leder står plutselig i en vanskelig situasjon.

Har du faktisk en tydelig instruks?

Dersom du ikke har en skriftlig og tydelig instruks som sier at varer skal betales før de fortæres, er det vanskelig å hevde at den ansatte har gjort noe galt – juridisk sett. Du kan være sikker i din sak, men uten instruks taper du saken.

Og selv om du har en god instruks:
Følger alle i butikken den? Er det unntak? Blir det gjort på samme måte hver gang?
Hvis svaret er nei, svekkes verdien av instruksen betraktelig.

Signert, forstått – og brukt?

Mange instrukser er skrevet under ved ansettelse, lagt i en perm, og aldri hentet frem igjen. Da er det vanskelig å hevde at instruksen fortsatt gjelder eller er relevant for dagens praksis.

Derfor må du som leder sikre at:

• Instruksen er skriftlig og tydelig
• Den er signert av alle ansatte
• Den gjennomgås jevnlig
• Den praktiseres i hverdagen

Det må ikke være rom for at noen sier: “Det har ingen sagt til meg.”

Hva er hensikten – og er den forstått?

Instrukser har ingen verdi dersom de ansatte ikke forstår hensikten bak. Når folk forstår hvorfor noe er viktig, øker sjansen for at det følges. Og dersom noen bryter instruksen, må det få konsekvenser – ellers blir rutinene bare ord uten innhold.

Tid for gjennomgang?

Hvis du ikke kan svare bekreftende på disse spørsmålene:

• Har vi tydelige instrukser?
• Er de signert og forstått?
• Brukes de faktisk?
• Følger vi opp brudd?

Da er det kanskje på tide med en intern gjennomgang. Ta gjerne kontakt med oss hvis du ønsker hjelp.