Velkommen tilbake til Svinnbloggen. I forrige episode snakket vi om viktigheten av å ha is i magen ved mistanke om underslag, og ikke handle for raskt. I dag går vi videre og ser nærmere på det neste steget: dokumentasjon.
Før du vurderer å kalle inn en ansatt til intervju eller ta videre grep, må du ha gjort en grundig jobb med å samle bevis. Du bør kunne bevise underslaget uten å være avhengig av en innrømmelse. Det handler om å tenke worst case – nemlig at saken kan ende i rettsapparatet.
Fire kilder til dokumentasjon
1. Vitneobservasjoner
Saker starter ofte med et vitne – en kollega, en vekter eller en leder som har observert noe mistenkelig. For at vitneobservasjoner skal være troverdige:
- Bør det være minst tre separate observasjoner av lignende karakter
- Må vitnet være nøytralt og troverdig
- Bør vitnet være villig til å gi en skriftlig uttalelse
- Er det viktig å vurdere om motivet til vitnet kan trekkes i tvil
2. Skriftlig dokumentasjon
Har den ansatte signert på instrukser eller rutiner?
Har vedkommende signert returboner, kvitteringer eller sjekklister?
Andre eksempler er:
- Loggføringer fra safe, nøkkelregister eller bruk av firmabil
- Håndskrevne signaturer som eventuelt kan undersøkes for forfalskning
3. Digital dokumentasjon
Digitale spor kan være svært verdifulle:
- Overvåkingsopptak (husk begrenset lagringstid)
- Alarmlogger, adgangskontroll, IT-logg eller e-post
- Kassedata som viser returer, rabatter eller slettehandlinger
- Digitale timelister som sammenlignes med hvem som var på jobb
Noe av denne dokumentasjonen må hentes ut med bistand fra IT eller eksterne leverandører.
4. Statistikk
Statistikk er ofte avgjørende for å:
- Avdekke avvik i atferd
- Sannsynliggjøre omfang
- Dokumentere økonomisk tap
Eksempel: Hvis én ansatt har langt flere returer enn andre med tilsvarende stilling, gir det en klar indikasjon. Statistikken er også viktig dersom du skal kreve økonomisk erstatning.
Når dokumentasjonen er klar
Når du har samlet inn nok dokumentasjon, er neste steg å vurdere om det er grunnlag for å gjennomføre et intervju. Hensikten med intervjuet er å:
- Få den ansattes forklaring på det som er avdekket
- Avstemme informasjon og se om forklaringene stemmer
Du må også ta høyde for at den mistenkte kan være uskyldig. Derfor må prosessen være grundig, objektiv og profesjonell.
