Velkommen tilbake til Svinnbloggen. I denne episoden skal vi se på noe mange ledere kommer borti før eller siden: Hvordan skal du håndtere avvik som gir mistanke om underslag?
Altfor ofte får vi henvendelser etter at det allerede er gjort feil. Lederen har kanskje konfrontert den ansatte for raskt, sagt eller gjort noe i affekt, eller til og med avsluttet arbeidsforholdet – uten å sikre seg nødvendig dokumentasjon. Da blir det vanskelig å bygge en god og juridisk trygg sak.
Et avvik betyr ikke nødvendigvis et underslag
Et avvik skyldes som oftest én av tre ting:
- Manglende opplæring
- Manglende forståelse
- Bevisst handling
Når vi oppdager et avvik, vet vi som regel ikke med en gang hvilken av disse det handler om. Derfor må vi håndtere det profesjonelt og systematisk, slik at vi ikke ødelegger muligheten for å komme til bunns i saken.
Ikke konfronter – kartlegg først
Har du oppdaget et avvik som gir deg en dårlig magefølelse? Da er det viktig å ikke reagere impulsivt. Ikke varsle, konfronter eller ta opp saken før du har gjort en grundig vurdering.
Still deg selv disse spørsmålene:
- Kan det skyldes manglende opplæring?
- Kan det være en misforståelse?
- Eller er det sannsynlig at det er en bevisst handling?
Start så kartleggingen:
- Har dette skjedd før?
- Øker eller minker avvikene over tid?
- Er det andre involverte?
- Kan det være brukt flere metoder?
- Hvor stort er omfanget?
Jo mer du undersøker, jo bedre grunnlag har du – både for å vurdere alvorlighetsgraden og for å håndtere situasjonen riktig.
Følelser må ikke styre prosessen
Det er lett å bli følelsesmessig involvert når man mistenker en ansatt for underslag. Du kan føle deg lurt, bli sint eller skuffet – og mange sliter med å sove. Det er helt normalt.
Men det er nå det er viktig å ha is i magen. En feil håndtering kan gjøre at du ikke får gjort noe – og i verste fall må fortsette med en uærlig ansatt i arbeid.
Derfor: Snakk med noen før du handler. Har du en sikkerhets- eller driftsavdeling, kontakt dem. Hvis ikke, ta kontakt med oss eller noen som har erfaring med slike saker.
