Velkommen tilbake til Svinnbloggen! I dag tar vi for oss en velkjent underslagsmetode: falske returer. Dette er en metode vi ofte ser igjen og igjen – på tvers av bransjer – og som kan føre til betydelige tap hvis man ikke har gode rutiner.
Marius fra Svinnkompetanse har gjennom sin karriere håndtert hundrevis av underslagssaker. Mange av metodene gjentas i ulike butikker, og falske returer er blant de vanligste.
Hva er en falsk retur?
De fleste kassasystemer har en funksjon for retur av varer – for eksempel når kunden har kjøpt feil størrelse eller ønsker pengene tilbake. En legitim funksjon i kassesystemet, men også en inngangsdør for dem som ønsker å gjennomføre et underslag.
Ved å lage en retur uten at det finnes en kunde, oppstår det en mulighet for kontant uttak fra kassa. Den ansatte simulerer rett og slett en retur:
- Enten ved å scanne en vare
- Hente varen fra varelisten
- Eller slå inn åpne PLU-koder
De med erfaring varierer beløpene og lager gjerne flere falske returer i løpet av en vakt, og lar pengene bli liggende i skuffen frem til vaktslutt – for å unngå kassedifferanser.
Dokumentasjonskrav – og hvordan det misbrukes
En retur skal dokumenteres grundig:
- Bongen skal være med i dagsoppgjøret
- Den skal oppbevares i fem år
- Navn og telefonnummer fra kunden skal føres
- Bongen skal signeres
Men når rutinene svikter, svikter også dokumentasjonen. Vi ser ofte at ansatte forfalsker returboner, med:
- Oppdiktet kundedata
- Falske signaturer
- Kollegaers kassenummer
Da blir det vanskelig å oppdage – i hvert fall hvis ingen følger opp.
Hvordan avdekke metoden?
Heldigvis finnes det gode metoder for å oppdage falske returer. Det handler om å vite hva man skal se etter:
- Gå gjennom kassererstatistikk
- Vær konsekvent med kontroll av dagsoppgjør
- Ha klare rutiner for hvordan en retur skal gjøres – og følg dem opp
Alle tastetrykk på kassa loggføres – og når man henter ut riktig data, blir mønstrene tydelige.
Hva bør du gjøre?
- Vær bevisst – opplæring og kontrollrutiner redder mange kroner.
- Sørg for skriftlig dokumentasjon ved alle returer – og krev signaturer og forklaringer.
- Følg med på statistikk – ansatte som bruker returfunksjonen ofte, skiller seg ut.
