Velkommen tilbake til Svinnbloggen. I denne episoden skal vi se nærmere på et av de viktigste verktøyene du har for å oppdage og dokumentere underslag: statistikk.
De fleste bedrifter har tilgang på mange tall. Men problemet er ofte at tallene ikke er organisert på en måte som gjør det enkelt å se avvik. Og for å få innsikt ut av data, må du først vite hva du leter etter – og hvordan du skal tolke det.
Før du begynner – grunnlaget må være på plass
For at statistikk skal være brukbar i en underslagssak, må to ting være i orden:
- Personlig innlogging på kassa
Ansatte må ha egne brukernavn og helst passordbeskyttelse. Felles brukernavn svekker datakvaliteten og gjør det umulig å spore avvik. - Tydelige rutiner for kassabruk
Det kan ikke være greit å bruke andres innlogging – selv i pauser. Uklare rutiner undergraver hele grunnlaget for å bruke statistikk.
Slik bruker du statistikken
Statistikk brukes først til å avdekke avvik, deretter til å beregne omfang. For at sammenligningen skal være rettferdig og presis, må du regne om transaksjoner og tall til prosent.
Eksempel:
Hvis en kasserer har høy omsetning, vil det naturlig være flere slettede varelinjer. Men det interessante er prosentandelen slettede linjer i forhold til omsetningen.
- Finn omsetningen per kasserer i en lengre periode (gjerne tre måneder)
- Regn ut andelen slettede varelinjer i prosent
- Sammenlign med gjennomsnittet i butikken
Hva ser du etter?
- En kasserer som har høyere andel slettede varelinjer enn andelen av omsetningen
- En kasserer med lavere kontantomsetning enn gjennomsnittet – som kan tyde på at kontanter tas ut uten at varene registreres
Ved å kombinere disse to måltallene, kan du få et ganske tydelig bilde. I videoens eksempel hadde en kasserer unormalt mange slettede varelinjer og lav kontantomsetning. Da regnet man ut differansen mot forventet kontantomsetning – og kunne dokumentere et avvik på 18 000 kroner.
Denne metodikken er allerede brukt i rettssystemet, og har dannet grunnlag for både erstatningskrav og dokumentasjon av omfang.
Tilpasset din virksomhet
Prinsippene gjelder i alle bransjer, men statistikken må tilpasses sakens art og bedriftens drift. Poenget er å bruke data til å finne mønstre – og følge opp avvik på en profesjonell måte.
