Personvern – bestilling og varslingsordning

Denne informasjonen gjelder personopplysninger som behandles når en bedrift bestiller Svinnkompetanses eksterne mottakstjeneste for intern varsling, og ved oppstart og administrasjon av avtalen.

1. Behandlingsansvarlig for bestillingsopplysninger

Svinnkompetanse AS, org.nr. 925 173 827, er behandlingsansvarlig for personopplysninger som mottas om kundens kontaktperson i forbindelse med bestilling, avtaleadministrasjon, fakturering og kundedialog.

Kontakt: morten@svinnkompetanse.no / 918 46 075.

2. Hvilke opplysninger vi behandler ved bestilling

Ved bestilling og oppstart kan vi behandle navn, stilling/rolle, e-postadresse, telefonnummer, bedriftsnavn, organisasjonsnummer, oppgitt antall ansatte, valgt priskategori, bestillingsreferanse, tidspunkt for bestilling, bekreftelser som er gitt i skjemaet og eventuell informasjon kunden selv skriver i kommentarfeltene.

Oppstartsskjemaet kan i tillegg inneholde virksomhetens logo, navn, rolle og e-post til kontaktperson ved habilitetskonflikt, hvilke deler av virksomheten ordningen skal omfatte, navn og e-post til eventuell intern mottaker og praktiske opplysninger om oppsettet.

For å føre bestillingsopplysningene videre til oppstartsskjemaet lagres navn, bedrifts- og kontaktopplysninger samt en bestillingsreferanse midlertidig i nettleserfanen (sessionStorage). Opplysningene overføres mellom sidene på svinnkompetanse.no, ikke i nettadressen, og slettes senest etter 30 minutter eller når nettleserfanen lukkes. Opplysningene brukes til å koble bestillingen til oppstartsopplysningene.

Bestillingsskjemaet skal ikke brukes til å sende inn et konkret varsel eller sensitive saksopplysninger.

3. Formål og behandlingsgrunnlag

Opplysningene brukes for å håndtere bestillingen, inngå og administrere avtalen, kontakte kunden om oppstart, dokumentere hva som er bestilt og oppfylle regnskaps- og andre lovpålagte plikter. Behandlingen skjer på grunnlag av Svinnkompetanses berettigede interesse i å administrere kundeforholdet og gjennomføre avtalen med kundebedriften, samt rettslige forpliktelser der dette gjelder.

4. Lagring

Bestillings- og avtaleopplysninger lagres så lenge det er nødvendig for kundeforholdet, dokumentasjon av avtalen og eventuelle rettskrav. Regnskaps- og fakturadokumentasjon oppbevares så lenge gjeldende regler krever det. Opplysninger som ikke lenger er nødvendige slettes eller anonymiseres.

5. Hvem får tilgang

Tilgang begrenses til personer hos Svinnkompetanse og eventuelle leverandører som trenger opplysningene for å levere eller administrere tjenesten. Leverandører som behandler personopplysninger på våre vegne skal være bundet av nødvendige avtaler og sikkerhetskrav.

6. Personopplysninger i selve varslingsordningen

Før varslingskanalen aktiveres avklarer kunden og Svinnkompetanse hvilke personvernroller partene har for behandlingen i den konkrete ordningen. Der Svinnkompetanse behandler personopplysninger på vegne av kunden som databehandler, inngås databehandleravtale før tjenesten tas i bruk.

Varslingskanalen kan inneholde opplysninger om ansatte og andre personer, og enkelte saker kan inneholde særlige kategorier av personopplysninger eller opplysninger om mulige lovbrudd. Slike opplysninger skal bare behandles når det er nødvendig og med tilgang begrenset til personer med tjenstlig behov.

7. Informasjon til ansatte og varslere

Kunden er ansvarlig for at ansatte får nødvendig informasjon om varslingsordningen og behandlingen av personopplysninger. Svinnkompetanse kan levere informasjonstekst som kunden kan gjøre tilgjengelig sammen med varslingsrutinen.

8. Dine rettigheter

Personer som Svinnkompetanse er behandlingsansvarlig for opplysninger om, kan etter personvernreglene ha rett til blant annet innsyn, retting, sletting, begrensning og å protestere mot behandlingen. Rettighetene kan være begrenset i enkelte tilfeller, blant annet når opplysninger må oppbevares av hensyn til lovpålagte krav eller rettskrav.

Henvendelser om personvern kan sendes til morten@svinnkompetanse.no.

9. Sikkerhet

Svinnkompetanse skal bruke egnede tekniske og organisatoriske tiltak for å beskytte personopplysninger mot uautorisert tilgang, endring, tap eller annen ulovlig behandling. Tilgang skal gis etter behov og vurderes regelmessig.

10. Klage

Du kan klage til Datatilsynet dersom du mener behandlingen av personopplysninger er i strid med personvernreglene.

Svinnkompetanse AS
Org.nr. 925 173 827
Sundeveien 15, 4550 Farsund
E-post: morten@svinnkompetanse.no
Telefon: 918 46 075

Versjon 1.0 – 14. september 2026.