Velkommen tilbake til Svinnbloggen. I denne episoden skal vi snakke om noe mange ledere synes er utfordrende, men som er helt avgjørende for å forebygge underslag: kontrollansvaret som leder.

For å illustrere, la oss starte med et kjent bilde: trafikken. Vi har fartsgrenser, men følger vi dem? De fleste av oss ligger litt over. Hvorfor? Fordi vi gjør en risikovurdering: Hva er sjansen for kontroll? Hvor mye feilmargin er det? Hva er konsekvensen hvis jeg blir tatt?

Akkurat slik tenker mange ansatte i en bedrift. De vurderer hva som faktisk kontrolleres, hvor ofte det skjer, og hvilke konsekvenser det får hvis de bryter rutinene.

Uten kontroll svekkes lojaliteten

Når man er nyansatt, følger man som regel reglene nøye. Men over tid ser man hva som faktisk følges opp, og hvor grensene går. Uten synlige kontroller blir det lett å slurve – og etter hvert å utnytte systemet.

Som leder kan du ikke være naiv og tenke at “det skjer ikke hos oss”. Det handler ikke om å være streng, men om å skape tydelige rammer og forventninger. De fleste ansatte trives faktisk best når de vet hva som er forventet – og at det følges opp.

Ansvar for både forebygging og oppfølging

Hvis du ikke kontrollerer, vet du ikke. Og dersom din manglende oppfølging gjør at noen velger å begå underslag, så må du som leder ta din del av ansvaret. De fleste som gjør underslag, starter i det små – og tester grensene gradvis.

Eksempler fra butikk:

• Reageres det hvis returboner mangler forklaring eller signatur?
• Får noen spørsmål hvis man er logget inn med en kollegas brukernavn?
• Stilles det spørsmål ved kvitteringsmangel når ansatte tar med varer hjem?

Disse små detaljene sender et signal: her er det noen som følger med – eller ikke.

Du må tørre å være leder

Mange ledere synes det er ubehagelig å være “kontrollør” i egen bedrift. Man ønsker ikke å skape dårlig stemning eller konflikt. Men realiteten er at mistanke, frustrasjon og sladder skaper mye mer uro og mistrivsel enn tydelig ledelse.

Hvis ansatte bryter instruksene og ingenting skjer, svekkes respekten for både reglene og deg som leder. Du må:

• Bruke virkemidlene du har
• Gi skriftlig advarsel ved gjentatte brudd
• Sørge for opplæring i hva som er avvik og hvordan de skal håndteres

Dette handler ikke om mistenksomhet, men om trygghet og forutsigbarhet – for alle.